보고 문서, 보고서 작성할 때는 이것 유의

회사생활을 하면서 위기가 자주 찾아옵니다. 몇 개월 주기일 수도 있고, 하루에도 여러 번 마음이 흔들리기도 합니다. 다들 내 마음 같지 않고, 본 마음과 달리 오해를 받기도 합니다. 이런 저런 이유로 퇴사를 고민하게 됩니다. 

 

주변에서는 가만히 있는데 스스로의 이유 때문에 퇴직을 염두에 두기도 하죠. 업무가 너무 많을 때, 부담이 가중될 때, 능력 밖의 일로 스트레스가 클 때 피하고 싶은 마음이 앞서 그만두기도 합니다. 

 

주변에서 보면 일은 나름 하는 편인데 보고서를 잘 못 써서 힘들어 하는 동료를 본 적이 있ㅅ브니다. 아무리 해도 늘지 않는 케이스입니다. 반면 일은 잘 못하는데 보고를 그럴 듯 하게 해 칭찬을 받는 이도 자주 봤습니다. 최악은 정 반대의 경우인데요. 업무도 못하고 보고서도 작성하지 못하는 사례입니다. 

 

보고서를 쓰기 전, 보고의 성격을 먼저 알아야 합니다. 물론 다 그렇다는 의미의 성격은 아니고요. 흔히 상사나 상급자가 보고를 받을 때 여유롭게 듣던가요? 아닌 경우가 더욱 많습니다. 불과 몇 분 사이의 짧은 시간 안에 해야 합니다. 그러려면 꼭 담아야 할 내용을 위주로 작성돼야 합니다. 

 

간결해야 하고, 한 눈에 봤을 때 집중도가 올라가도록 하면 좋죠. 표나 그래프를 활용해 직관적으로 표현하는 경우가 많습니다. 보고서 안의 글귀도 짧으면서 중요한 사항은 눈에 띄도록 하는 것이 좋다고 봅니다. 

 

 

 

 

중요한 것은 무엇을 보고하려고 하는지, 어떤 이야기가 핵심인지 등이 잘 나타나 있어야 합니다. 화려한 그래프가 전부라면 절반 밖에 되지 않는다고 생각해요. 그래프의 변화가 결국 무엇을 뜻하는지 보고자의 의견이 적혀 있어야 상사가 결정의 근거로 삼을 것입니다. 

 

그러려면 근거 자료가 첨부되거나 설명이 돼야 합니다. 그저 추상적으로 많다, 적다, 향상될 것이다 등으로 말해서는 관란합니다. 나름의 분석자료를 토대로 몇 줄이더라도 핵심이자 의견이 되는 보고 글귀가 작성돼야 한다는 점이죠.

 

예전에 부하 직원의 서류를 받고 은근히 화가 난 적이 있었습니다. 여러 차례 조언을 해주고, 설명도 했고, 약간의 방법도 알려 주었는데 계속 엉터리로 보고를 해왔기 때문이죠. 이 사람의 대표적인 실수로는 오타, 근거 없는 주장, 그리고 내용의 빈약이었습니다.

 

기본적으로 몇 페이지 안 되는 보고서에 오타는 없어야 합니다. 맞춤법을 살짝 틀릴 수는 있더라도 아예 말이 안 되는 틀린 단어가 있어서는 안 된다고 봅니다. 그만큼 집중해서 쓰지 않았고, 검토하지도 않았다는 걸 단적으로 보여주는 거죠.

 

해당 보고서를 상사가 꼼꼼히 읽어본다고 가정해 보세요. 얼마든지 현실에서 일어나는 상황입니다. 굳이 높은 사람이 아니고, 동료한테 보여 줘 보십시오, 어느 부분에서 질문이 나오는지 살펴보세요. 내용 중에 근거 데이터가 궁금하거나, 생소하면서도 어려운 단어가 있다면 무슨 말인지 질문을 받게 될 것입니다. 이러한 요소들의 설명은 반드시 첨부될 필요가 있다는 것입니다.

 

간략하게 쓰는 것이 좋고, 분석의 결과가 있어야 할 것입니다.